A4クリアホルダー（ファイル）は、仕事の資料や、新聞、雑誌のスクラップ記事をどんどん放り込むことができて、とても便利です。しかし、その便利さゆえか、保管したままになり、埋没されてしまうこともあります。クリアホルダーの使い方はどうしたらいいでしょうか。情報収集の上手い人がやっている方法を紹介します。
クリアホルダーの使い方 情報収集の上手い人がやっている方法
アクティブ・クリアホルダー
文房具研究で知られる美崎栄一郎さんが提案している「アクティブ・クリアホルダー」です。
著書「文具術」によると、「自分の処理できる処理量に合わせてクリアホルダーの枚数を制限する方法」で、美崎さんは、その数を１０本と決めているそうです。
１１本目がきたら、どれかを処理するか、どれかの優先順位を下げて「やらない」と決めるのだと言います。美崎さんは、「情報はストック（保管）するのではなく、フロー（処理）させるべきなのです」と語っています。
情報を扱う上で、とても重要な原則です。ストックするだけでは、情報が死蔵されかねません。フロー（処理）して、常に、重要度の高い情報を手元に置いておくということです。
応用すると
この際、クリアホルダーに詰め込んだ情報を何度も読むことが大切です。何度も読めば、内容を正確に把握でき、その情報の重要度がよくわかります。情報は保管しておくだけでは、活かせません。
重要なクリアホルダーほど上にして積み上げるようにしておくといいでしょう。クリアホルダーの内側には、ポスト・イットで、クリアホルダーのタイトルを書いておけば、内容がよくわかり、クリアホルダーの入れ替えが簡単にできます。
そして、仕事の場合は、上部のクリアホルダーから順番に、ホルダーに入っている資料に関する仕事を処理していきます。仕事をし終えたら、クリアホルダーから取り出し、一冊のファイルに綴じるようにするといいでしょう。ただ、これは念のためで、ほとんど見返すことがないため、時間が経過したら捨ててしまいます。
本体のクリアホルダーの方も、下に置かれたままのものは、あまり重要でないものが多いので、捨ててしまってもいいでしょう。経済学者の野口悠紀雄さんが提唱した資料の押し出しファイルと同じ仕組みです。
「プロのアスリートたちが『道具』にこだわっていることを、ご存じでしょうか。・・・イチロー選手は、球団から支給されたバットとグローブで野球しているわけではありません。みなさんの道具は、会社から支給されたものがメインになっていませんか。プロフェッショナルという意識があるなら、仕事の道具にぜひこだわってみてください」と美崎さんは書いています。
まとめ
文房具は、研究すればするほど効果的に使うことができます。著書「文具術」を何度も読み返しながら、自分なりに工夫できないか考えると、情報収集・活用能力がアップします。
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